El Ejecutivo ha decidido extender el periodo de entrada en vigor de VeriFactu, la regulación que establece las pautas de funcionamiento para los programas informáticos de facturación.

Esta modificación concede a empresas y profesionales autónomos un año adicional para armonizar sus sistemas de facturación con la nueva reglamentación, brindando un margen más amplio para la acción y la planificación.

En este texto, desde Innova Scala, exponemos los puntos esenciales de esta moratoria, las razones que la sustentan y las implicaciones que tiene para las pequeñas y medianas empresas (pymes), los trabajadores por cuenta propia y otras entidades.

¿Qué es VeriFactu y cuál es su finalidad?

VeriFactu constituye el marco normativo establecido por el Real Decreto 1007/2023, cuya misión primordial es garantizar que toda factura emitida quede consignada de forma segura, no modificable y susceptible de ser rastreada. Esto se consigue a través de la inclusión de un código QR y la comunicación de un “registro de facturación de alta” a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en el momento exacto de la emisión. Su propósito es incrementar la claridad fiscal y asegurar la trazabilidad adecuada de cada operación contabilizada mediante un Sistema Informático de Facturación (SIF).

La información de este registro debe estar disponible para Hacienda, ya sea mediante el envío instantáneo o su custodia bajo estrictas condiciones de seguridad.

La norma aplica a todo aquel que utilice software para emitir facturas, abarcando desde programas especializados hasta hojas de cálculo como Excel con adaptaciones. Sin embargo, quedan excluidos aquellos que facturan usando Microsoft Word, de manera manual, los adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII) y aquellos con domicilio fiscal en el País Vasco y Navarra.

Cambio en el cronograma de obligatoriedad

El Real Decreto-ley, ratificado por el Consejo de Ministros y publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el día 3 de diciembre, prolonga en doce meses los plazos previstos inicialmente. El nuevo esquema temporal para la entrada en vigor de VeriFactu es el siguiente:

La prórroga fue aprobada de forma perentoria por el Gobierno. No obstante, su permanencia requiere la confirmación por parte del Congreso de Diputados en un plazo máximo de 30 días, tal como sucede con la tramitación de disposiciones de urgencia.

Razones detrás de la dilación

La postergación es una respuesta a diversas peticiones:

• Las asociaciones de pymes y autónomos solicitaron un tiempo más extenso para la adaptación, aduciendo el coste de las actualizaciones de software, la necesidad de formación y las deficiencias en habilidades digitales.
• El Ministerio de Hacienda y el Gobierno justifican la moratoria como una medida para propiciar una transición fluida y evitar una sobrecarga para aquellos que ya deben cumplir con numerosos compromisos administrativos.
• Colegios profesionales han insistido en que la incertidumbre legal y los constantes cambios estaban generando ambigüedad, exigiendo una clarificación de los criterios y un plan de implementación más definido antes de fijar la obligatoriedad.

Efectos en autónomos y pymes

Para la mayoría de los negocios, el nuevo calendario supone una oportunidad adicional para estructurar con rigor el cambio hacia sistemas que cumplan con los requisitos certificados. Los principales efectos son:

Más tiempo para la revisión y actualización de las herramientas de facturación

Múltiples empresas estaban en pleno proceso de selección o ajuste de sus programas. El plazo adicional permite evaluar otras alternativas, considerar la app gratuita de la Agencia Tributaria o migrar a soluciones más avanzadas con tranquilidad.

Reducción de la presión administrativa

Representantes de sectores profesionales habían señalado que la cercanía de la fecha anterior provocaba una tensión excesiva. Este aplazamiento se percibe como un desahogo, siempre y cuando se utilice para una planificación adecuada.

La exigencia de cumplimiento se mantiene

A pesar de la prolongación del plazo, la puesta en marcha de VeriFactu es algo irrevocable. Aquellas empresas y profesionales que todavía dependan de métodos manuales deben considerar la implementación de software certificado o mejorar sus sistemas de almacenamiento de registros para satisfacer las exigencias de inalterabilidad y accesibilidad.

Un lapso adicional para una mejor transición

Los gremios empresariales coinciden en que la ampliación del plazo solo será beneficiosa si se emplea para clarificar las responsabilidades, organizar la aplicación y disipar la incertidumbre que ha prevalecido en los últimos meses.

Por consiguiente, aunque el nuevo calendario ofrece serenidad, se recomienda no aplazar los preparativos: es esencial revisar los procedimientos internos de trabajo, confirmar con tu proveedor de software la compatibilidad con VeriFactu y diseñar una estrategia de transición que evite inconvenientes en 2027.

VeriFactu 2027 con el respaldo profesional de Innova scala

Aunque muchas empresas ya han dedicado tiempo y recursos a la adecuación a VeriFactu, este esfuerzo no resulta inútil, ya que las sitúa en una posición ventajosa para afrontar futuras obligaciones.

El reciente aplazamiento brinda calma a quienes aún no han iniciado el proceso, permitiéndoles analizar posibilidades, ordenar sus flujos y preparar el cambio con calma y de manera proactiva.

Si necesitas ayuda para ajustarte a la normativa o resolver preguntas sobre los sistemas de facturación, contacta con Innova Scala y avanza con plena seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el “registro de facturación de alta” que se comunica a la agencia tributaria?

El “Registro de facturación de alta” (o “Registro de Alta”) es una colección de datos técnicos que el propio software de facturación VeriFactu genera al momento de emitir una factura. Este registro incluye datos cruciales de la factura y se remite al instante o se pone a disposición de la Agencia Tributaria. Su finalidad es asegurar la integridad y la trazabilidad de la operación desde el origen. No es una factura electrónica, y únicamente se envía automáticamente a la AEAT si el sistema opera bajo la modalidad VeriFactu.

¿El sistema VeriFactu implica la obligatoriedad de emitir factura electrónica (facturae) a clientes privados?

No de forma directa. VeriFactu (Real Decreto 1007/2023) es una norma que obliga a que los programas de facturación utilizados por las empresas sean seguros y no permitan la manipulación de las cuentas. Se centra en el registro interno de la compañía.

Esto es diferente de la obligación de la Factura Electrónica (Ley Crea y Crece), que exigirá enviar facturas en un formato digital particular a otras empresas y autónomos. Esta se enfoca en el formato de envío de la factura al cliente.

Aunque ambas buscan digitalizar y controlar, VeriFactu se concentra en que tu software registre correctamente y de modo inalterable, mientras que la Factura Electrónica se enfoca en cómo transmites esa factura a tu cliente.

¿Qué sucede si mi actual software de facturación no se ajusta a VeriFactu a tiempo? ¿Existen sanciones?

El uso de un sistema de facturación que no cumpla los requerimientos del RRSIF (o que facilite la ocultación o alteración de ventas) puede acarrear multas de hasta 50.000 € por ejercicio para el usuario, y hasta 150.000 € por ejercicio para el fabricante o distribuidor, conforme a la Ley General Tributaria (LGT). El desarrollador del software debe emitir una declaración responsable (certificación propia) de que el programa cumple la normativa; no existe una homologación individualizada por parte de la AEAT.

¿Existe un listado oficial de software certificado por la aeat para VeriFactu?

La Agencia Tributaria (AEAT) no va a certificar ni a mantener un “listado” de software válido como tal. Solo establece el modelo de certificación o declaración responsable y tiene la potestad de auditarlo. La responsabilidad de asegurar que el software cumpla con las especificaciones técnicas recae en el productor o desarrollador del mismo. Estos deben emitir una Declaración Responsable y proporcionar a los usuarios la documentación técnica necesaria que confirme el cumplimiento. El contribuyente (pyme o autónomo) debe solicitar esta documentación a su proveedor.

¿Qué tipos de operaciones quedan excluidas de la obligación de VeriFactu además de las ya mencionadas?

Además de los métodos manuales (Word, Excel sin automatización, talonarios) y de los contribuyentes incluidos en el SII o en las Haciendas Forales del País Vasco y Navarra, el Reglamento excluye, principalmente, las operaciones para las cuales la normativa de facturación no exige la emisión de factura o se documentan mediante recibos específicos (como ciertos casos de regímenes especiales). En la práctica, muchos contribuyentes en regímenes de módulos o solo en recargo de equivalencia quedan fuera debido a que, en sus transacciones habituales con consumidores finales, no están obligados a expedir factura.

¿Cómo se verá el código qr en la factura y qué datos contendrá?

El código QR debe aparecer en el formato impreso o digital de la factura cuando esta se emite con un sistema informático de facturación afectado por el Reglamento. El QR contiene una URL de la AEAT e, insertos en ella, el NIF del emisor, el número y serie de la factura, la fecha de emisión y el importe total. Mediante esa URL la AEAT (y el receptor) pueden comprobar la factura; el hash del registro se emplea para encadenar los registros, pero no se codifica como un dato independiente en el QR.

¿Qué es la “opción voluntaria” de remisión de la información a la aeat y en qué difiere del cumplimiento obligatorio?

La opción voluntaria implica que el sistema opere en modalidad VeriFactu y transmita los registros de facturación a la AEAT en el momento de la emisión. Si no se elige esta modalidad, el sistema está obligado a generar y custodiar los registros dentro del propio software, cumpliendo con todos los requisitos de integridad, trazabilidad y accesibilidad. Si se opta por VeriFactu, la AEAT pasa a resguardar esa información, lo que disminuye la carga de custodia para el contribuyente.